Organizacja dokumentów segregatorem
Może to zajęcie mało absorbujący, ale bardzo ważny. Szczególnie wtedy, gdy szybko musimy znaleźć jakiś papierek, który nagle znajdować się będzie w takim miejscu, którego w ogóle się nie spodziewaliśmy.
Dlatego może się okazać, że to uporządkowanie rzeczywiście będzie bardzo ważne i zagwarantuje, że nasze dokumenty rzeczywiście znajdą się właśnie tam, gdzie powinny być i odnalezienie się w nich już nie będzie stanowić problemu.
Przechowywanie dokumentów
Jako dobrą organizację dokumentów będzie można określić taką, gdy łatwo znajdziemy potrzebne informacje, ponieważ będziemy wiedzieć, gdzie je przechowujemy. Musimy mieć możliwość łatwego dodawania kolejnych dokumentów, bez budowania nowego systemu, pojawiają się również logiczne kategorie. Powinno być to tak wykonane, że łatwo będziemy w stanie inną osobę pokierować, by znalazła się w naszych dokumentach. W momencie, gdy te cechy będą spełnione rzeczywiście można oczekiwać, że nasz system uporządkowania jest bardzo dobrze przygotowany.
Porządkowanie dokumentacji
Jeśli chodzi o uporządkowanie dokumentów liczą się takie przedmioty jak teczki, foldery, kartonowe pudełka do organizacji, klipsy spinające dokumenty i oczywiście segregatory o różnej wielkości i rozmiarach.
Na początek potrzebna nam będzie odpowiednia strategia, w ramach której będziemy chcieli działać. Trzeba doskonale wiedzieć jak chcemy dokumenty uporządkować i co będzie dla nas ważne. Na pewno sprawdzi się wcześniej przeglądanie takich dokumentów, by wiedzieć jakie porządkowanie będzie można sobie zaplanować i co może być dla nas najważniejsze. Warto pamiętać, że są takie dokumenty, które będzie trzeba zachować przez określony czas i dlatego trzeba to wszystko wiedzieć i kontrolować co dla nas może się okazać najważniejsze. Warto ustalić także nazwy jakie będziemy chcieli zastosować dla poszczególnych kategorii dokumentów
Gdy te kwestie uda się już ustalić następnie będzie można myśleć o tym, by zdecydować się na zastosowanie odpowiedniego sortowania dokumentów, muszą być one oczywiście podzielone kategorie, będzie trzeba się w nich odnaleźć. W tym momencie tak naprawdę będzie to decydujący element, który o uporządkowaniu może decydować, dlatego nie można o nim zapominać.
Gdy mamy wszystko sortowane będzie można rozpocząć już właściwe porządkowanie i będziemy umieszczać dokumenty w poszczególny teczkach. Podzielenie ich na podkategorie może mieć znaczenie. Wydzielić je można pod kątem czasu czy charakteru danego dokumentu. Podziały będą oczywiście uzależnione od tego jakie konkretnie mamy dokumenty i co musimy porządkować.
