Wielkie przeciwwskazania w monitorowaniu pracowników zdalnych

Prawie każdy pracodawca wykorzystuje monitoring pracowników do promowania odpowiedzialności, mierzenia wydajności pracowników i zwiększania produktywności. Istnieje wiele cennych danych, które można pozyskać dzięki różnym praktykom nadzoru.

Wyniki te były widoczne podczas badania przeprowadzonego przez ExpressVPN i Polfish wśród 2000 pracodawców w 2021 roku. Okazało się, że 78% uczestników korzysta z oprogramowania do monitorowania pracowników, aby mieć ich na oku.

W innym badaniu przeprowadzonym przez Insider Threat podano, że 94% firm monitorowało pracowników w 2018 r., co stanowi wzrost z 42% w 2017 r.

Monitorowanie pracowników jest obecnie bardziej powszechne w środowisku pracy zdalnej, gdzie pracownicy nie mają już fizycznego nadzoru.

Pojawiły się jednak pytania i obawy dotyczące etycznego przekroczenia granic tych praktyk. Niewłaściwie prowadzone monitorowanie może być nielegalne i wiązać się z kosztownymi stratami finansowymi i utratą reputacji.

Na tym jednak nie koniec. Gdy pracownicy dowiedzą się, że prowadzisz monitoring w sposób nieetyczny, stracą zaufanie i lojalność. Te problemy z kolei wpłyną na ogólną wydajność firmy i rotację pracowników.

Dlatego osoby, które pytają: "Jak mogę monitorować pracowników pracujących zdalnie?", powinny przede wszystkim dowiedzieć się, jak robić to dobrze.

W tym artykule omówimy rzeczy, których należy unikać przy monitorowaniu pracowników zdalnych.

Nadzór bez zgody

Monitorowanie pracowników bez ich zgody jest jedną z najgorszych nieetycznych praktyk w miejscu pracy. W większości przypadków jest to niezgodne z prawem. Gdy pracownicy odkryją, że są potajemnie monitorowani, mogą podjąć kroki prawne, które mogą zaszkodzić reputacji firmy i spowodować straty finansowe.

W niektórych przypadkach pracodawcy mogą jednak prowadzić tajną obserwację pracowników podczas przeprowadzania dochodzeń. Taki monitoring może być konieczny w przypadkach, gdy złożono doniesienia lub istnieją podejrzenia co do jednego lub kilku pracowników.

Należy jednak zachować ostrożność, ponieważ prawo w większości przypadków chroni pracowników przed takimi praktykami.

Pracownicy muszą akceptować wszystkie zasady monitorowania i nadzoru. W ten sposób pokażesz im, że szanujesz ich prawo do prywatności. Ponadto zwiększy to ich zaufanie i sprawi, że będą bardziej oddani firmie. Co więcej, świadomość, że pracownicy są monitorowani w sposób etyczny, zwiększy poczucie odpowiedzialności, ponieważ każdy chce otrzymać premię lub awans na koniec roku.

Dlatego też około 84% firm poinformowało pracowników, że sprawdzają aktywność komputerową, jak wynika z raportu 2019 Workplace Monitoring and Surveillance Report przygotowanego przez America Management Association.

Wykorzystywanie oprogramowania do monitorowania pracowników do zbierania danych osobowych

Oprogramowanie do monitorowania pracowników jest popularne w wirtualnych miejscach pracy. Umożliwiają one śledzenie czasu pracy i monitorowanie procesu pracy każdego pracownika. Niektóre z tych programów mają jednak funkcje inwazyjne, takie jak przechwytywanie i nagrywanie ekranu. Niektóre posuwają się nawet do przechwytywania naciśnięć klawiszy.

Funkcje takie jak przechwytywanie ekranu pomagają utrzymać odpowiedzialność pracowników za to, czy poświęcają czas na pracę. Ponadto zniechęcają pracowników do korzystania z podejrzanych sposobów oszukiwania pracodawców i rejestrowania godzin pracy w czasie, gdy oni się obijają.

Problem polega na tym, że zrzuty ekranu mogą być wykonywane w nieodpowiednim momencie. Na przykład, może się to zdarzyć, gdy pracownicy korzystają z mediów społecznościowych lub stron bankowych. Niestety, oznacza to, że nieumyślnie gromadzisz dane osobowe.

W niektórych przypadkach pracodawcy celowo gromadzą dane osobowe i prywatne. Tego typu praktyki mogą również skutkować kosztownymi pozwami sądowymi, jeśli pracownicy się o tym dowiedzą. Może to również spowodować inne szkody, takie jak rotacja pracowników, spadek zaufania i wydajności.

Możesz zapobiec problemowi gromadzenia danych osobowych, wybierając aplikację do śledzenia czasu pracy która szanuje prywatność pracowników. Na przykład, taki program może wykonywać zrzuty ekranu, ale zamazuje je, aby ukryć wrażliwe treści. W ten sposób można zorientować się, co robią pracownicy, nie znając szczegółów.

Należy również unikać korzystania z aplikacji, które przechwytują naciśnięcia klawiszy i nagrywają ekrany.

Monitorowanie pracowników po zakończeniu pracy

Pracodawcy monitorują pracowników poza godzinami pracy z różnych powodów. Może to być na przykład chęć upewnienia się, że nie angażują się oni w działania, które mogłyby zaszkodzić firmie, takie jak druga praca wiążąca się z dużym konfliktem interesów.

Niezależnie od powodu, monitorowanie pracowników poza miejscem pracy jest kolejnym ryzykownym i w wielu przypadkach nielegalnym sposobem inwigilacji. Na przykład, zgodnie z ustawą National Labor Relations Act w USA, pracodawcy będą karani za monitorowanie zaangażowania pracowników w działalność związkową poza godzinami pracy.

Upewnij się więc, że włączasz/wyłączasz aplikację monitorującą, gdy Twoi pracownicy wkraczają i wychodzą z pracy.

W niektórych przypadkach pracownicy używają urządzeń firmowych do załatwiania spraw osobistych po zakończeniu pracy. Nie daje Ci to jednak prawa do dalszego ich monitorowania. Możesz ukrócić praktykę korzystania z urządzeń firmowych poza godzinami pracy, wprowadzając zasadę, która tego zabrania.

Jeśli osobiste urządzenia pracowników służą im za stacje robocze, zapewnij im autonomię w zakresie uruchamiania i wyłączania programów monitorowania pracowników. Można wybrać program do śledzenia czasu pracy lub wydajności, który można łatwo włączać i wyłączać w systemie głównym, a nie zdalnie. W ten sposób pracownicy mają pewność, że sami kontrolują, kiedy są monitorowani.

Wykorzystywanie danych do celów niezwiązanych z działalnością firmy

Nawet jeśli uzyskasz zgodę pracowników na monitorowanie, ważne jest również to, w jaki sposób wykorzystasz zebrane dane. Etyczny nadzór nie zaczyna się i nie kończy na sposobie gromadzenia danych, ale obejmuje także to, do czego są one wykorzystywane.

Na początek należy się upewnić, że gromadzone informacje służą wyłącznie poprawie takich kwestii, jak wydajność, przepływ pracy i rozliczalność. Dane z monitoringu można też wykorzystać do kontrolowania pracowników i karania ich za błędy.

Ważne jest, aby jeszcze przed zebraniem danych jasno określić cele, jakie chcemy osiągnąć. Na przykład, jeśli chcesz zwiększyć produktywność, wybierz oprogramowanie do monitorowania pracowników, które oblicza, jak szybko każdy pracownik wykonuje określone zadania. W ten sposób można odkryć, kto jest w czym wydajny, a kto wymaga poprawy.

Bardzo ważne jest również, aby gromadzone dane były bezpiecznie chronione i nigdy nie trafiały do przestrzeni publicznej. Nie chciałbyś, aby Twoi pracownicy stracili zaufanie do tego, że jesteś w stanie zapewnić bezpieczeństwo ich danych zawodowych.

Dlaczego należy monitorować pracowników w sposób etyczny

Podczas gdy nieetyczne monitorowanie pracowników wiąże się z tragicznymi konsekwencjami, etyczny monitoring ma swoje zalety. Monitoring w miejscu pracy jest stosowany od dziesięcioleci, ponieważ przynosi rezultaty. Niestety, firmy nadużywają go dopiero dziś, ponieważ technologia może być wykorzystywana zarówno do dobrych, jak i złych celów.

Jeśli jednak chcesz wygrać, musisz robić to dobrze. Oto trzy powody, dla których powinieneś zrezygnować z wątpliwych praktyk monitoringu i zacząć postępować etycznie.

Poprawa kultury organizacyjnej w miejscu pracy

Gdy pracownicy są zadowoleni z Twoich zasad nadzoru, w miejscu pracy panuje spokój i zaufanie. Rozumieją, że są monitorowani, jakie dane są zbierane i do czego są one wykorzystywane.

Dzięki temu czują się swobodnie w przestrzeni biurowej i mogą pracować w poczuciu odpowiedzialności. Ten komfort zwiększa zaangażowanie pracowników, wzmacnia kulturę firmy i zmniejsza rotację pracowników. Twoja firma staje się pożądanym miejscem pracy ze względu na poszanowanie prywatności pracowników.

Zwiększenie produktywności

Pracownicy są zawsze zaniepokojeni, gdy mają wrażenie, że każdy ich ruch jest obserwowany. Ten dyskomfort zwiększa poziom stresu, co z kolei wpływa na spadek wydajności. Postępowanie zgodne z zasadami etyki eliminuje te obawy i pozwala na swobodniejszą pracę.

Na przykład, jeśli firma korzysta z aplikacji do monitorowania pracowników, którą ludzie włączają, gdy zaczynają pracę, wiedzą, jak zapewnić sobie komfort w tym czasie. Ponadto możliwość wyłączenia aplikacji monitorującej, kiedy tylko zechcą, daje im poczucie kontroli, które pozwala na komfortową pracę.

Zmniejszenie kosztów ogólnych

Nie jest nowością, że złe zasady nadzoru mogą kosztować firmy straty finansowe i nadszarpnąć ich reputację. Najlepszym lekarstwem jest postępowanie etyczne. W ten sposób można uniknąć potencjalnie obciążających budżet pozwów sądowych.

Ponadto, jeśli monitoring pracowników jest prowadzony prawidłowo, może pomóc w utrzymaniu porządku w księgowości i uniknąć kosztów związanych z błędami na listach płac i niedotrzymywaniem terminów.

Kontynuuj korzystanie z zalet monitoringu pracowników

Możesz opracować zdrową politykę monitoringu i jednocześnie sprawić, by Twoi pracownicy byli zadowoleni. Sekretem jest poinformowanie ich o swoich planach i towarzyszenie im na każdym kroku. Nie wahaj się zbierać informacji zwrotnych po wdrożeniu systemu monitoringu. W ten sposób będziesz na bieżąco optymalizować politykę.