Artykuły biurowe - gdzie przechowywać?

artykuły biurowe

Bez względu na wielkość biura, konieczne wydaje się zapewnienie w nim przestrzeni, która będzie przez nas wykorzystywana na składanie w niej dokumentów, segregatorów, prospektów oraz książek. Jeśli prowadzimy jednoosobową działalność, z pewnością wystarczający okaże się jeden regał, jeśli jednak mamy do czynienia z większą firmą, często pojawia się konieczność organizowania całego archiwum.

Nie jest ona pozbawiona przyczyn, przepisy polskiego prawa stanowią bowiem, że większość dokumentów powinna być przechowywana przez co najmniej pięć lat. Podstawowym problemem jest ten, który dotyczy samego miejsca sprawdzającego się najlepiej na regały. Nie zawsze możemy przecież pozwolić sobie na komfort wydzielenia w tym celu osobnego pomieszczenia, zawsze musimy zaś dbać nie tylko o naszą wygodę, ale i o bezpieczeństwo dokumentów tak, aby nie wpadły one w niepowołane ręce.

Dobrym pomysłem okazują się być w tym kontekście zamykane na klucz szafy na dokumenty. Można je umieścić zarówno w pomieszczeniu biurowym, jak i na korytarzu, choć w drugim z wymienionych przypadków dobrym pomysłem z pewnością okaże się zastanowienie się nad monitoringiem. Półki na segregatory czują się bardzo dobrze także w różnego rodzaju zakamarkach i niszach, jeśli więc urządzamy biuro, dobrym pomysłem będzie zlecenie wykonania mebli biurowych specjalnej firmie. Jeśli umiejętnie wykorzystamy wolną przestrzeń, przyczynimy się również do tego, że w biurze będzie znacznie więcej wolnego miejsca. Nie można zapominać również o tym, że istnieją specjalne przepisy, które należy mieć na uwadze podczas urządzania pomieszczenia biurowego.

Należy zatem zadbać nie tylko o możliwie łatwy dostęp do wspomnianych dokumentów w momencie kontroli, ale i o ochronę danych osobowych. Tu znowu dobrym pomysłem są zamykane na klucz szafy, ciekawym rozwiązaniem jest jednak również wprowadzenie procedur zwiększających poziom bezpieczeństwa. Podczas wyboru regałów i szaf biurowych dobrym pomysłem jest stawianie na meble modułowe, te bowiem umożliwiają szybką rozbudowę lub reorganizację wnętrza.